以下与采购及差旅有关的政策已上载于 总理事会的政策和程序 网站:
正确的采购到付款流程
不管购买量多少, 必须遵循正确的采购到付款流程，以符合大学的采购政策. 遵循正确的流程还可以减少与采购和应付账款之间的来回交互, 减少挫败感, 为部门和采购人员节省时间和精力.
第一步:确定你的购买需求
采购到付款流程的第一步是确定你购买的是什么. 例如, 计算机设备, 办公用品, 软件, 印刷产品, 专业服务, 等.
步骤2:采购和供应商识别
下一步是确定如何以及从哪里获得你的购买需求. 必须考虑各种因素，包括你是否购买 产品或服务, 产品或服务的类型，和 总金额.
无论商品/服务的类型或金额, 强烈鼓励大学院系使用a 大学首选供应商 应该存在吗?. 请到 首选供应商和合同供应商 网站的部分列出了全校范围内的首选供应商和采购计划.
看到 采购的方法, 采购的阈值, 报价，投标和RFP流程 有关购买流程和所需的各种支持文件和批准的更多信息，请参阅网站的部分.
步骤3:输入一个Requisition 买它 eMarketplace
的 买它 电子市场申请/订单流程是所有大学支出的首选采购方式 无论金额多少，不包括差旅相关费用:
- 方便的网上购物功能和简化的申请流程
- 获得大学协商的合同费率，折扣和免税购买
- 通过适当的部门和预算审批程序
- 在大学财务系统中设置资金负担，以避免国家自然科学基金
- 参考大学的条款和条件
中启动申请流程 买它 eMarketplace系统，由系统本身内的各种文件和批准支持. 按此浏览 买它用户手册 并且访问 在市场上购买.
第四步:订单发出，供应商开始工作
一旦申请单和所有适用的证明文件被批准, 采购服务部将申请单转换为采购订单, 从PE开始)，然后以电子方式交付给供应商, 用复制件来代替原件 买它 浏览器和买家.
部门应该只与供应商合作，或者供应商应该在供应商生成并收到PO (PE)后才开始工作.
步骤5:供应商根据PO/PE开具发票
一旦供应商收到订单, 然后，他们可以针对所申请的货物或服务的PO签发发票. 所有发票必须通过电子邮件发送至应付账款 invoicing@innergised.com 进行处理.
事后订单或改造订单 发布 仅用于支付发票的目的 对于已经收到/执行的货物或服务 不符合政策，通常是不允许的.
事后的po不仅不符合策略, 在采购订单到位之前与供应商接洽;
- 使大学面临潜在风险
- 这是一个糟糕的预算做法-当资金没有负担时, 部门更有可能遇到资金不足的情况
- 是否更有可能导致供应商发票不能按时支付
- 为部门和应付账款资源创建额外的工作
第六步:处理、批准和支付发票
一旦发票在invoicing@iit收到.， AP团队将在买它 emmarketplace处理发票. 部门审批人、购买者或浏览者 然后必须批准发票/填写收货 买它 在向供应商发出付款之前.
部门预算经理负责监督和确保FOAP(基金), 组织, 账户, 和程序)用于支付发票有足够的资金. 如果使用的FOAP在NSF中，则不会填写申请单，也不会支付发票.